ПАМЯТКА

Руководителю и главному бухгалтеру
организации!

1. Когда необходимо обращаться в ООО «Бизнес Фри Стайл» за услугами архивной обработки и уничтожения документации. 

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. 

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь".


2. Какие документы можно уничтожить, а какие необходимо сохранить. 

Дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу- необходимо сохранить. К таким документам относятся: личные дела, личные карточки уволенных сотрудников, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, приказы по кадрам, входящая/исходящая корреспонденция, статистические отчеты, штатные расписания, должностные инструкции. 

Дела (документы) временного (до 10 лет) хранения (в основном бухгалтерская документация) в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. 

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 143.


3. Правила архивной обработки и уничтожения документов. 

Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и соответственно ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек. 

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья (УП «Экорес»). Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. 

Полное оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) предусматривает: 

    • подшивку или переплет дела; 
    • нумерацию листов в деле; 
    • составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных Инструкцией); 
    • составление листа-заверителя дела; оформление и уточнение реквизитов обложки дела; 
    • систематизацию документов дела. 

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».  


4. Для чего Вашей компании необходимо выполнить архивную обработку и уничтожение документов. 

В соответствии со статьей 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) установлена общая административная ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин. 

В соответствии с ч.1 ст. 13.8 КоАП непредставление в установленный срок плательщиком, налоговым агентом, иным лицом в налоговый орган документов и иных сведений, которые они обязаны представлять в соответствии с налоговым законодательством или по запросу налогового органа для осуществления налогового контроля, в том числе совершенное должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем, - влечет наложение штрафа в размере двух базовых величин с увеличением его на одну базовую величину за каждые три календарных дня просрочки представления документов и иных сведений, но не более тридцати базовых величин. 

Таким образом, после уничтожения документации за период, проверенный налоговыми органами, ни один проверяющий орган не вправе потребовать у организации предоставления данных документов и накладывать взыскания за документы, указанные в акте уничтожения! 


5. Распространенная схема сотрудничества с ООО «Бизнес Фри Стайл» и этапы работ. 

5.1. Знакомство с Заказчиком. Предоставление устной консультации о научно-технической обработке документации, обсуждение ключевых моментов уничтожения документов, дополнительных условий, согласование пожеланий Заказчика. Оценка объемов работ для определения сроков предоставления услуг научно-технической обработки документации, обзор помещения для хранения документации. 

5.2. Заключение договора на оказание услуг, предоставление копии первой страницы акта проверки деятельности Заказчика налоговыми органами. 

5.3. В течение 10 (десяти) банковских дней с момента подписания договора начало оказания услуг: сортировка документов, выделение документов к уничтожению, выделение документов к обработке (документы имеющие срок хранения выше 10 лет). 

5.4. По желанию клиента согласование документов, выделяемых к уничтожению, в виде направления чернового варианта акта уничтожения на электронную почту Заказчика. Если у Заказчика не имеется претензий в отношении документов, включенных в акт, на электронную почту Исполнителя необходимо направить текст «Согласовано». 

5.5. Одновременно с процедурой уничтожения осуществляется техническая обработка документации временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения. Производится формирование дел, сортировка листов в деле, нумерация страниц в деле, прошивка дел, составление листа-заверителя, составление внутренних описей (при необходимости), оформление описей дел. 

5.6. Оплата производится Заказчиком каждую пятницу на основании выставленных Исполнителем счетов (счета выставляются до 12 часов 00 минут каждую рабочую пятницу). В счетах указываются виды и объем работ, выполненные в течение рабочей недели. В случае неоплаты, срок оказания услуг продлевается на срок равный просрочке очередного платежа. В случае неоплаты, Исполнитель имеет право приостановить оказание услуг до момента осуществления Заказчиком платежа. 

5.7. По окончании выделения к уничтожению документации, при условии согласования всех частей акта уничтожения Заказчиком, Исполнитель организует заключение договора на вывоз макулатуры с УП «Экорес» и непосредственный вывоз макулатуры. Возможны иные способы уничтожения документации, которые оговариваются между сторонами дополнительно (см. п. 5.1.). 

5.8. По окончании оказания услуг Заказчику предоставляются: акт о выделении к уничтожению, описи дел, оформленные дела, сформированный архив.